Rückzahlung von Fortbildungs- und Weiterbildungskosten im Fall der Kündigung
In welchen Fällen muss der Arbeitnehmer damit rechnen, dass er Kosten des Arbeitgebers für Aus-, Fort- und Weiterbildung erstatten muss?
Problematik:
Zum Zwecke der Mitarbeiterqualifizierung bieten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern häufig die Teilnahme an Qualifizierungsmaßnahmen (Schulungen, Weiterbildungen etc.) an. Solcherlei Fortbildungsmaßnahmen bedeuten in der Regel zunächst erheblichen Kostenaufwand für die Arbeitgeberseite, der je nach Branche schnell fünfstellige Summen erreichen kann. Naturgemäß ist dem Arbeitgeber daher daran gelegen, das durch die Maßnahme neugewonnene Know-How des Arbeitnehmers möglichst lange im eigenen Unternehmen nutzen zu können. Was aber, wenn der Arbeitnehmer kurz nach Beendigung der Fortbildungsmaßnahme kündigt? In diesem Fall geht dem Arbeitgeber die in den Arbeitnehmer getätigte Investition verloren ohne dass der Arbeitgeber einen entsprechenden Vorteil hatte. In solchen Fällen steht es daher im Interesse des Arbeitgebers, den Arbeitnehmer an den (verlorenen) Fortbildungskosten zu beteiligen. Dies geschieht in der Praxis regelmäßig durch den Abschluss so genannter „Fortbildungsvereinbarung mit Rückzahlungsklausel“. Dabei handelt es sich um vertragliche Vereinbarungen, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer vor Beginn der Maßnahme vorlegt und mit deren Hilfe er den Arbeitnehmer nach Abschluss der Maßnahme an das Unternehmen binden will.
Welche Fortbildungs- und Rückzahlungsklauseln sind zulässig?
Die Frage danach, unter welchen Voraussetzungen eine Fortbildungs- und Rückzahlungsverpflichtung vereinbart werden kann, wurde von der Rechtsprechung in vielfältiger Weise konkretisiert. Durchweg macht die Rechtsprechung die Zulässigkeit solcher Klauseln zunächst an der festgelegten Bindungsdauer, der Art und Höhe des zurück zu gewährenden Betrages und den Voraussetzungen, die die Rückzahlungspflicht überhaupt erst auslösen, fest.
Welche Bindungsdauer ist erlaubt?
Der Arbeitgeber hat erhebliches Interesse daran, den Arbeitnehmer im Zusammenhang mit einer Fortbildungsmaßnahme an das Unternehmen zu binden. Die Bindungsdauer legt dabei fest, wie lange der Arbeitnehmer nach Beendigung der Fort- oder Weiterbildungsmaßnahme im Unternehmen verbleiben muss, um einer (ggf. vollen oder anteiligen) Rückzahlungspflicht zu entgehen. Dabei muss die Bindungsdauer grundsätzlich in einem angemessenen Verhältnis zu den durch die Fort- und Weiterbildung erlangten beruflichen Vorteilen stehen.
Anhand der Rechtsprechung lassen sich die folgenden Zeiträume feststellen:
Dauer der Fort- und Weiterbildung / Bindungsdauer:
- von bis zu einem Monat = bis sechs Monate Bindungsdauer
- von einem bis zwei Monate = bis ein Jahr Bindungsdauer
- von drei bis vier Monate = bis zwei Jahre Bindungsdauer
- von sechs bis zwölf Monate = bis drei Jahre Bindungsdauer
- von länger als einem Jahre = bis zu fünf Jahre Bindungsdauer
Zu welchem Zeitpunkt muss eine Vereinbarung über einer Fortbildungs- und Rückzahlungsklauseln abgeschlossen werden?
Fortbildungs- und Rückzahlungsklauseln sind regelmäßig vor Beginn der Weiterbildungsmaßnahme abzuschließen, da nur in diesem Fall der Arbeitnehmer sorgfältig das Für und Wider der Maßnahme abwägen und die etwaig in der Zukunft entstehenden volle oder anteilige Rückzahlungspflicht kalkulieren kann.
Welchen Betrag muss der Arbeitnehmer zurückerstatten?
Hierbei ist die vertragliche Vereinbarung maßgeblich. Im Falle der Vereinbarung eines Höchstbetrages ist dieser maßgeblich. Dies selbst dann, wenn dem Arbeitgeber schlussendlich höhere Kosten angefallen sind. Sind dem Arbeitgeber tatsächlich niedrigere Kosten angefallen, ist die Höhe der Rückzahlung auf den tatsächlichen Betrag begrenzt.
Muss der Rückzahlungsbetrag in der Fortbildungsvereinbarung mit Rückzahlungklausel angegeben werden?
Damit der Arbeitnehmer entscheiden kann, ob er das mit der Rückzahlungsvereinbarung verbundene wirtschaftliche Risiko eingehen will, wird regelmäßig die Festschreibung des möglichen Rückzahlungsbetrages der Höhe nach empfohlen. Immer dann, wenn dem Arbeitnehmer vor Abschluss einer entsprechenden Vereinbarung die Höhe der ggf. entstehenden Rückzahlungsverpflichtung nicht klar ist, geht der Arbeitgeber das Risiko ein, dass ein GEricht davon ausgeht, dass die Vereinbarung an dieser Stelle intransparent ist, was zu einer Unwirksamkeit der Vereinbarung führen kann. Zumindest sollte der Arbeitgeber die Berechnungsgrundlagen angeben, nach der sich ein möglicher Anspruch richtet. Sollte der Arbeitgeber Erfahrungswerte im Hinblick auf die Höhe entstehender Fortbildungskosten besitzen, so kann es auch anzuraten sein, die regelmäßig entstehenden Kosten beispielshaft anzugeben.
Was sind die erstattungsfähigen Kosten?
Zu den erstattungsfähigen Kosten gehören unter anderem:
- die eigentlichen Fort- und Weiterbildungsgebühren,
- die durch den Arbeitgeber während der Freistellung fortgezahlten Bezüge/ das Gehalt,
- ggf. Reise- und Verpflegungskosten,
- Kosten der Unterbringung (Hotel).
Was kann eine Rückzahlungspflicht auslösen?
Hier ist grundsätzlich die Kündigung des Arbeitsverhältnisses zu nennen. Beachtlich ist aber, dass nicht jede Kündigung des Arbeitsverhältnisses eine Rückzahlungspflicht auslöst. Eine Klausel, die zum Beispiel vorsieht:
„Die Rückzahlungspflicht entsteht, wenn das Arbeitsverhältnis vor Ablauf der Bindungsfrist gekündigt wird.“
ist unzulässig, da diese gegen § 307 Abs.1 BGB (unangemessene Benachteiligung des Arbeitnehmers) verstößt.
Auch eine Klausel, die eine Rückzahlungspflicht bei jeder Eigenkündigung des Arbeitnehmers vorsieht, ist unzulässig, da eine Eigenkündigung des Arbeitnehmers auch durch einen Grund verlasst sein kann, der in der Sphäre des Arbeitgebers liegt (zum Beispiel Vorliegen eines rechtswidrigen Verhaltens seitens des Arbeitgebers, das den Arbeitnehmer zur Kündigung berechtigt und veranlasst).
Die Rechtsprechung setzt voraus, dass die Klausel klar und eindeutig berücksichtigt, in wessen Sphäre der Beendigungsgrund liegt (entweder auf Arbeitnehmerseite oder Arbeitgeberseite). Dann wenn der Arbeitnehmer klar erkennen kann, in welchen Fällen er durch Betriebstreue eine Rückzahlungspflicht entgehen kann, genügt eine Klausel regelmäßig den Anforderungen. Dies soll dann der Fall sein, wenn die Rückzahlungsklausel festlegt, dass die Rückzahlungspflicht nur in den Fällen entsteht, in denen der Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis beendet oder er für die Beendigung verantwortlich ist.
Maßgeblich für die Frage, ob eine konkrete Klausel schlussendlich zulässig ist oder nicht, ist immer die konkrete Fallgestaltung und Klausel, d.h. der jeweilige Einzellall.